Mô hình 8 bước thay đổi một tổ chức của KOTTER

Chúng ta đang sống ở một thế giới nơi “kinh doanh vẫn thay đổi bình thường như rác ở ngoài đường”. Mọi tổ chức đều phải trải qua những giai đoạn thay đổi để thích ứng với môi trường xung quanh đầy biến động. Cho dù bạn xem xét thay đổi nhỏ với một hoặc hai quy trình hay thay đổi cả một hệ thống trong một tổ chức, bạn thường cảm thấy không thoải mái và sợ hãi bởi những thách thức. Chính vì vậy, giáo sư John Kotter- bậc thầy lãnh đạo quản lý sự thay đổi đã nghiên cứu mô hình 8 bước thay đổi một tổ chức. Bằng cách làm theo các bước dưới đây, các tổ chức có thể xây dựng kế hoạch thay đổi tốt hơn và sẽ không cần phải điều chỉnh thay đổi thường xuyên.

Bước 1: Tạo ra sự khẩn cấp

Để thay đổi xảy ra, toàn bộ công ty cần thực sự mong muốn thay đổi. Tăng cảm giác khẩn cấp xung quanh sự cần thiết phải thay đổi. Điều này có thể giúp bạn khởi động động lực ban đầu để đưa mọi thứ di chuyển. Nó không chỉ đơn giản là việc thể hiện số liệu thống kê về doanh số thấp hay nói về sự cạnh tranh gia tăng. Mở một cuộc đối thoại thành thật và thuyết phục về những điều đang xảy ra trên thị trường và đối thủ cạnh tranh. Nếu nhiều người bắt đầu nói về sự thay đổi mà bạn đề xuất, tính cấp bách có thể được tự xây dựng và được nuôi dưỡng. Bạn có thể: - Xác định mối đe dọa tiềm ẩn và phát triển kịch bản cho thấy điều gì có thể xảy ra trong tương lai. - Kiểm tra những cơ hội nên,có thể hoặc cần được khai thác. - Bắt đầu thảo luận một cách trung thực và đưa ra lý do thuyết phục để mọi người bàn bạc, suy nghĩ. - Yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng, các bên liên quan bên ngoài và những người trong ngành để củng cố lập luận của bạn.

Chú thích: Kotter gợi ý rằng để thay đổi thành công, 75% quản lý của công ty cần chấp nhận sự thay đổi. Nói cách khác, bạn phải làm việc chăm chỉ trong bước 1, dành một lượng thời gian đáng kể và thôi thúc sự khẩn cấp trước khi thực hiện những bước tiếp theo. Đừng hoảng sợ và nhảy qua bước này quá nhanh bởi bạn không muốn có rủi ro lỗ ngắn hạn – nếu hành động mà không chuẩn bị thích hợp, con đường bạn đi có thể rất gập ghềnh.

Bước 2: Hình thành liên minh mạnh mẽ

Thuyết phục mọi người rằng thay đổi là cần thiết. Việc này thường cần có sự dẫn dắt mạnh mẽ và sự hỗ trợ rõ ràng từ những người chủ chốt trong tổ chức. Quản lý sự thay đổi không đủ – bạn cần phải dẫn dắt nó. Bạn có thể tìm thấy những nhà lãnh đạo thay đổi hiệu quả trong tổ chức – họ không nhất thiết phải tuân theo hệ thống cấp bậc công ty truyền thống. Để dẫn dắt thay đổi, bạn cần phải tạo ra một liên minh, hoặc một nhóm, những người có ảnh hưởng, quyền lực đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm chức vụ, địa vị, chuyên môn và tầm quan trọng về mặt chính trị. Khi được thành lập, “liên minh thay đổi” cần phải làm việc như một nhóm, tiếp tục xây dựng tính cấp bách và tạo động lực xung quanh sự cần thiết phải thay đổi. Bạn có thể: - Xác định các nhà lãnh đạo thực sự trong tổ chức cũng như các bên liên quan chủ chốt. - Yêu cầu sự cam kết một cách có cảm xúc từ những người chủ chốt này. - Làm việc với đội nhóm liên minh của bạn. - Kiểm tra những khu vực yếu trong nhóm và đảm bảo có sự kết hợp chặt chẽ giữa những người từ các phòng ban khác nhau và cấp khác nhau trong công ty.




Bước 3: Tạo tầm nhìn cho sự thay đổi

Khi lần đầu tiên bắt đầu suy nghĩ về thay đổi, sẽ có rất nhiều ý tưởng và giải pháp tuyệt vời hiện ra. Hãy liên kết những khái niệm này với tầm nhìn tổng thể mà mọi người có thể nắm bắt và ghi nhớ dễ dàng. Một tầm nhìn rõ ràng có thể giúp mọi người hiểu rõ tại sao bạn yêu cầu họ làm điều gì đó. Khi mọi người tự mình nhìn thấy những điều bạn đang cố gắng đạt được thì những chỉ thị họ nhận được trở nên có ý nghĩa hơn. Bạn có thể: - Xác định giá trị trọng tâm của sự thay đổi. - Phát triển một tóm tắt ngắn (một hoặc hai câu) thể hiện những điều bạn “nhìn thấy” như là tương lai của tổ chức. - Tạo ra chiến lược để thực hiện tầm nhìn đó. - Hãy đảm bảo liên minh thay đổi có thể mô tả tầm nhìn trong năm phút hoặc ít hơn. - Thực hành “Bài phát biểu tầm nhìn” thường xuyên. Để biết thêm hãy xem bài viết Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.

Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn

Những điều bạn thực hiện với tầm nhìn sau khi tạo ra nó sẽ quyết định thành công của bạn. Thông điệp của bạn có thể sẽ xuất hiện sự cạnh tranh mạnh mẽ trong những cuộc giao tiếp hàng ngày của công ty, vì vậy bạn cần truyền đạt thường xuyên và mạnh mẽ hơn cũng như đề cập đến nó trong mọi thứ bạn làm. Đừng chỉ tổ chức những cuộc họp đặc biệt để truyền đạt tầm nhìn của mình. Thay vào đó, hãy nói về nó khi có cơ hội. Sử dụng tầm nhìn hàng ngày để đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề. Khi giữ nó trong tâm trí mọi người, họ sẽ nhớ và phản hồi lại với nó. “Lời nói đi đôi với hành động” là rất quan trọng. Những điều bạn làm quan trọng và đáng tin cậy hơn những gì bạn nói. Hãy chứng minh loại hành vi mà bạn muốn từ người khác. Bạn có thể: - Nói về tầm nhìn thay đổi thường xuyên. - Giải quyết mối quan tâm và lo lắng của mọi người một cách công khai và trung thực. - Áp dụng tầm nhìn cho tất cả khía cạnh của hoạt động – từ đào tạo đến đánh giá hiệu suất. Đưa tất cả mọi thứ trở lại với tầm nhìn. - Dẫn dắt bằng ví dụ.

Xem thêm: Chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh - Xây dựng tinh thần đội nhóm

Bước 5: Loại bỏ trở ngại

Nếu làm theo các bước này trong quá trình thay đổi, bạn đã nói về tầm nhìn và xây dựng sự chấp thuận từ tất cả các cấp trong tổ chức. Hy vọng rằng nhân viên của bạn muốn trở nên bận rộn và đạt được những lợi ích mà bạn đề cập. Nhưng có ai chống lại sự thay đổi? Quá trình hay cấu trúc nào đang cản trở bạn? Đưa ra cơ cấu thay đổi và liên tục kiểm tra rào cản chống lại nó. Loại bỏ chướng ngại có thể giúp bạn trao quyền cho những người bạn cần để thực hiện tầm nhìn của mình và đưa sự thay đổi tiến lên phía trước. Bạn có thể: - Xác định, thuê hoặc thay đổi những nhà lãnh đạo có vai trò chính trong việc cung cấp thay đổi. - Xem xét cơ cấu tổ chức, mô tả công việc, hệ thống làm việc và lương thưởng, đảm bảo rằng chúng phù hợp với tầm nhìn của bạn. - Nhận biết và trao thưởng cho những người tạo ra thay đổi. - Xác định những người đang chống lại sự thay đổi và giúp họ nhận ra những điều cần thiết. - Hãy hành động để nhanh chóng loại bỏ rào cản.

Bước 6: Tạo chiến thắng trong ngắn hạn

Không có gì tạo được động lực tốt hơn là thành công. Giúp công ty trải nghiệm chiến thắng sớm trong quá trình thay đổi. Trong một khoảng thời gian ngắn (có thể là một tháng hoặc một năm, tùy thuộc vào loại thay đổi), bạn sẽ muốn đạt được một vài “chiến thắng nhanh” mà nhân viên của mình có thể nhìn thấy. Nếu không có nó, những người phê bình và có tư tưởng tiêu cực có thể cản trở tiến trình của bạn. Tạo những đích đến ngắn hạn – không chỉ một mục tiêu dài hạn. Bạn muốn mỗi mục tiêu nhỏ hơn có thể đạt được và dành một vài chỗ cho thất bại. Nhóm thay đổi bạn đã thành lập có thể phải làm việc rất chăm chỉ để đạt được chúng, nhưng mỗi “chiến thắng” được tạo ra, có thể thúc đẩy toàn bộ nhân viên. Bạn có thể: - Tìm kiếm những dự án chắc chắn có thể thực hiện mà không cần sự trợ giúp của bất cứ ai chỉ trích sự thay đổi. - Không chọn đích đến đầu tiên quá khó. - Phân tích kỹ lưỡng những điểm mạnh và điểm yếu trong mục tiêu của bạn. Mục tiêu ban đầu không thành công có thể tổn hại đến toàn bộ sáng kiến ​​thay đổi của bạn. - Khen thưởng những người giúp bạn đạt được các mục tiêu.

Bước 7: Xây dựng dựa trên sự thay đổi

Kotter lập luận rằng nhiều dự án thay đổi thất bại vì chiến thắng trở thành điều hiển nhiên quá sớm. Thay đổi thực sự cần phải đi vào sâu hơn. Chiến thắng nhanh chỉ là khởi đầu cho những việc cần làm để đạt được sự thay đổi lâu dài. Việc tung ra 1 sản phẩm mới khi sử dụng hệ thống mới là rất tốt. Nhưng nếu có thể tung ra 10 sản phẩm thì có nghĩa là hệ thống mới vẫn đang hoạt động. Để đạt được thành công thứ 10, bạn cần tiếp tục nâng cấp, cải tiến. Mỗi thành công tạo ra một cơ hội xây dựng những điều đúng và xác định vấn đề có thể cải thiện. Bạn có thể: - Sau mỗi chiến thắng, hãy phân tích điều gì đã làm tốt và điều gì cần cải thiện. - Thiết lập mục tiêu để tiếp tục xây dựng trên đà chiến thắng. - Tìm hiểu về kaizen, ý tưởng cải tiến liên tục. - Giữ cho ý tưởng mới mẻ bằng cách đưa những người quản lý và nhà lãnh đạo thay đổi mới vào liên minh thay đổi của bạn.

Bước 8: Nắm bắt sự thay đổi trong văn hoá doanh nghiệp

Cuối cùng, để thực hiện thay đổi thì thay đổi cần trở thành một phần cốt lõi trong tổ chức bạn. Văn hoá doanh nghiệp xác định những điều được thực hiện, do đó, những giá trị đằng sau tầm nhìn của bạn phải được thể hiện trong công việc hằng ngày. Hãy liên tục nỗ lực, đảm bảo nhìn thấy sự thay đổi trong mọi khía cạnh của tổ chức. Điều này sẽ giúp sự thay đổi đó có chỗ đứng vững chắc trong văn hoá tổ chức. Các nhà lãnh đạo công ty tiếp tục ủng hộ sự thay đổi là rất quan trọng. Bao gồm những nhân viên hiện có và những nhà lãnh đạo mới được đưa vào. Nếu bạn đánh mất sự ủng hộ của những người này, bạn có thể phải trở lại vạch xuất phát. Bạn có thể: - Nói về sự tiến triển mỗi khi có cơ hội. Kể những câu chuyện về sự thành công trong quá trình thay đổi và lặp lại những câu chuyện khác mà bạn nghe thấy. - Đưa ra ý tưởng và giá trị của sự thay đổi khi thuê, đào tạo nhân viên mới. - Công khai ghi nhận những thành viên chủ chốt trong liên minh thay đổi ban đầu của bạn và đảm bảo phần còn lại của nhân viên – mới và cũ – ghi nhớ đóng góp của họ. - Lập kế hoạch thay thế những nhà lãnh đạo thay đổi chủ chốt khi họ tiếp tục. Điều này sẽ giúp đảm bảo đóng góp của họ không bị lãng quên.

Mẹo: Đây chỉ là một trong những bài viết về quản lý sự thay đổi trong Leaderbook. Hãy xem những bài viết về Quản lý sự thay đổi để có cái nhìn tổng quát hơn. Bạn phải làm việc chăm chỉ để thay đổi một tổ chức thành công. Một khi lập kế hoạch cẩn thận và xây dựng nền tảng thích hợp, việc thực hiện thay đổi sẽ trở nên dễ dàng hơn và có cơ hội thành công lớn hơn. Nếu thiếu kiên nhẫn và mong đợi quá nhiều về kết quả quá sớm, kế hoạch thay đổi của bạn có thể thất bại. Tạo cảm giác khẩn cấp, tuyển dụng những nhà lãnh đạo thay đổi, xây dựng tầm nhìn, truyền thông hiệu quả, loại bỏ trở ngại, tạo ra những thắng lợi nhanh chóng và xây dựng động lực. Nếu thực hiện những điều này, bạn có thể thay đổi một phần văn hoá trong tổ chức. Đó là khi bạn đạt được chiến thắng thực sự, ngồi xuống và tận hưởng những thay đổi mà mình đã hình dung từ cách đây rất lâu. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa làm tốt vấn đề này, hãy liên hệ với ActionCOACH Hanoi West, gặp những nhà huấn luyện của ActionCOACH Hanoi West để đặt được mục tiêu của mình sớm nhất . Hi vọng bài viết đã đem lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn.

7 views0 comments