Làm thế nào để hệ thống hóa quy trình làm việc

Updated: Oct 13

Bí mật để có thể mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn một cách hiệu quả và nhanh chóng nằm ở việc bạn có khả năng đào tạo nhân viên tốt như thế nào. Hệ thống hóa là thứ cho phép bạn mở rộng quy mô kinh doanh một cách hiệu quả. Một thành phần quan trọng của việc phát triển hệ thống cho doanh nghiệp của bạn là tạo ra các sổ tay đào tạo.


Sổ tay đào tạo là tài liệu hướng dẫn từng bước một, cẩm nang hướng dẫn cho một công việc cụ thể.


Vậy, những công việc nào cần có tài liệu hướng dẫn? Chính xác là tất cả công việc. Nếu bạn từng thấy mình phải thực hiện, hướng dẫn một nhiệm vụ hoặc quy trình nhiều lần, bạn nên biết cách tạo sổ tay đào tạo cho chính đầu việc đó. Phần lớn các nhiệm vụ bạn và nhân viên của bạn làm là những công việc thường ngày cần được hệ thống hóa. Điều này nghe có vẻ quá sức, nhưng bạn sẽ không tạo tài liệu hướng dẫn đào tạo cho mọi nhiệm vụ cùng một lúc. Hãy bắt đầu với những công việc được thực hiện thường xuyên nhất, hàng giờ hoặc hàng ngày và bắt đầu từ đó.


Bạn sẽ đầu tư thời gian và có lẽ là tiền bạc để tạo ra các tài liệu hướng dẫn đào tạo, nhưng bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc hơn nếu làm như vậy. Nó không khó, nhưng bạn phải dành thời gian một vài lần đầu. Do đó, biết cách tạo sổ tay đào tạo, quy trình làm việc là một bước mà nhiều doanh nghiệp không sử dụng, nhưng đó là cách duy nhất để cuối cùng mở rộng quy mô. Mở rộng quy mô doanh nghiệp của bạn có nghĩa là đặt các hệ thống và con người phù hợp để doanh nghiệp của bạn cuối cùng sẽ đạt đến điểm mà nó hoạt động mà không cần bạn. Bạn muốn đến đó, phải không?


Tại sao doanh nghiệp cần sổ tay đào tạo cho mọi hoạt động

Giống như ai đó truy cập Google Maps để tìm xem cửa hàng Starbucks gần nhất ở đâu và cách đến đó, hoặc lên Youtube để tìm hiểu cách thay lốp bị xẹp, nhân viên của bạn sẽ xem sách hướng dẫn đào tạo để biết cách hoàn thành nhiệm vụ một cách chính xác. Sách hướng dẫn đào tạo là hướng dẫn "Cách thực hiện". Và doanh nghiệp của bạn cần có hướng dẫn “Cách thực hiện” cho mọi công việc.


Những lợi ích từ sổ tay đào tạo


Đào tạo nhân viên của bạn là rất quan trọng đối với sự thành công của công ty bạn, nhưng nó có thể đòi hỏi một cam kết thời gian dài từ bạn hoặc người huấn luyện. Điều này buộc bạn sẽ phải gác lại một số nhiệm vụ quan trọng khác mà bạn thực hiện để thúc đẩy doanh nghiệp của bạn phát triển. Bạn có thể mất ít thời gian hơn để đào tạo nhân viên trong các vai trò mới và tập trung nhiều thời gian hơn vào bức tranh toàn cảnh hơn nếu bạn phát triển sổ tay đào tạo cho từng công việc.


Hãy nghĩ theo cách này: Nếu một trong số các nhân viên của bạn rời khỏi doanh nghiệp và bạn thuê người khác thay thế họ, người mới thuê sẽ hiểu rõ hơn về công việc hiện tại với sổ tay đào tạo hướng dẫn họ hướng dẫn từng bước và đưa ra kết quả mong đợi kết quả.

Không chỉ vậy, sổ tay đào tạo cũng sẽ giúp họ hoàn thành công việc một cách chính xác và thành công hơn.


Sổ tay hướng dẫn đào tạo đơn giản hóa quy trình giới thiệu cho nhân viên mới và giảm nguy cơ mắc lỗi và đặt mục tiêu rõ ràng cho các công việc và chức năng cụ thể. Chúng cho phép bạn tạo ra các hệ thống tạo ra kết quả nhất quán và hiệu quả hơn, cuối cùng cho phép bạn mở rộng quy mô kinh doanh của mình.


Bạn không thể tạo hệ thống mà không có sách hướng dẫn đào tạo và bạn không thể mở rộng quy mô mà không có hệ thống.


Cách tạo Sách hướng dẫn đào tạo trong 7 bước

Phần lớn nhất của việc xây dựng một hệ thống hoạt động là tạo một sổ tay đào tạo. Rất nhiều doanh nghiệp cuối cùng bỏ qua bước này vì nó đòi hỏi thời gian và năng lượng cho giao diện người dùng. Tuy nhiên, ở phần cuối, bạn sẽ bù đắp được thời gian và năng lượng đã bỏ ra gấp 100 lần.

Bạn sẽ được hướng dẫn cách tạo sổ tay đào tạo chỉ trong 7 bước. Khi bạn học cách viết mô tả công việc cho từng vai trò, bạn sẽ có thể triển khai sổ tay đào tạo - “cách thực hiện” cho vai trò đó. Sau đó, bạn có thể sử dụng cùng một quy trình lặp đi lặp lại cho đến khi bạn có sổ tay hướng dẫn “cách thực hiện” cho mọi công việc trong doanh nghiệp của mình.


1. Xác định mục tiêu của bạn

Hãy nhớ rằng, nếu bạn thực hiện một công việc hoặc nhiệm vụ lặp đi lặp lại, bạn nên tạo một sổ tay đào tạo cho nó. Bước đầu tiên để làm như vậy là nêu rõ mục đích của sổ tay đào tạo. Tại sao bạn cần nó? Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, cho phép bạn chuyển nhiệm vụ này cho người khác hay cải thiện quy trình giới thiệu của bạn?


80% các nhiệm vụ trong một doanh nghiệp là các nhiệm vụ thường ngày, nhiều nhiệm vụ trong số đó có thể được mở rộng để mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Lập danh sách các công việc thường ngày mà bạn và mọi nhân viên làm. Sau đó, hãy hệ thống hóa những việc được làm hàng ngày, trước khi làm những việc ít được thực hiện hơn.


Xác định mục tiêu của bạn cho sổ tay đào tạo và đảm bảo nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Nếu việc hệ thống hóa nhiệm vụ hoặc công việc này không giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu của mình, thì đó có thể không phải là nhiệm vụ hoặc công việc mà bạn cần dành nhiều thời gian ngay từ đầu.

Điều quan trọng nữa là xác định bạn đang viết hệ thống cho ai. Điều này sẽ giúp bạn viết nó với người đọc ( nhân viên ) sẽ hoàn thành hệ thống.


2. Xác định định dạng của bạn

Bây giờ bạn đã biết mục tiêu của sổ tay đào tạo của mình, bạn có thể xác định cách tốt nhất để truyền tải nó. Nó có nên được in ra và dán ở một phòng nào đó không? Nó có nên số hóa và đưa lên các kho tài liệu trực tuyến không? Tài liệu hoặc tập sách in, PDF kỹ thuật số hoặc video hướng dẫn đều là những định dạng tuyệt vời cho sổ tay đào tạo của bạn, nhưng một số sẽ hiệu quả hơn những định dạng khác tùy thuộc vào vai trò.


Thông thường, các định dạng kết hợp như PDF kỹ thuật số có liên kết đến video hướng dẫn hoặc một tập sách in có hình ảnh kèm theo từng bước có thể cung cấp sự rõ ràng cho nhân viên, hãy cân nhắc cách diễn giải nội dung tốt nhất. Nếu bạn có đủ năng lực, việc thử nghiệm nhiều định dạng có thể cho bạn biết định dạng nào tạo ra kết quả tối ưu.


Xem thêm: 6 bước xây dựng doanh nghiệp hiệu quả


Hình thành hệ thống là nơi đầu tư vào phần mềm có thể cực kỳ hữu ích. Sử dụng phần mềm có thể có lợi cho việc đo lường kết quả, thiết lập mục tiêu và tự động hóa. Nếu bạn có thể tự động hóa điều gì đó, bạn có thể tiết kiệm cho mình rất nhiều thời gian và năng lượng cũng như kiểm soát tốt hơn kết quả. Điều này thật tuyệt vời, nhưng nếu bạn không có tiền hoặc không ở thời điểm kinh doanh của bạn mà bạn cần phải đào tạo nhiều, phần mềm có thể không phù hợp với bạn vào lúc này. Bạn luôn có thể sử dụng một phần mềm được thiết kế riêng để phù hợp với hệ thống của mình sau khi đã có sách hướng dẫn và hệ thống của bạn đang hoạt động. Bất kể bạn bắt tay vào phần mềm bây giờ hay sau này, bạn cần phải ghi lại các hệ thống của mình trên giấy để bạn biết chúng hoạt động như thế nào và phù hợp với nhau ở mức cơ bản.


3. Phác thảo chi tiết từng bước

Khi tạo sổ tay đào tạo, điều quan trọng là không chỉ phác thảo từng bước mà còn bao gồm các mô tả chi tiết từng bước. Bạn không muốn để bất kỳ ai đang đọc hệ thống tự hỏi làm thế nào họ thực hiện được từ bước 1 đến bước 2 hoặc 9 đến 10. Xem xét những câu hỏi mà ai đó có thể có trong quá trình làm theo sổ hướng dẫn và trả lời chúng. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn dễ dàng tìm thấy thông tin của mình. Hãy nghĩ về những phần quan trọng nhất của việc hoàn thiện hệ thống và cung cấp đầy đủ chi tiết để đảm bảo chúng được hoàn thành một cách chính xác.


4. Liên kết các nguồn lực cần thiết

Một trong những lợi ích của việc chọn định dạng kỹ thuật số cho sổ tay đào tạo của bạn là bạn có thể bao gồm các liên kết đến các tài nguyên khác trong sổ tay. Các liên kết này có thể hướng dẫn nhân viên đến các hướng dẫn bằng video hoặc hình ảnh hoặc đến các tài nguyên mà họ sẽ cần để hoàn thành nhiệm vụ - chẳng hạn như các thư mục con và các tài liệu 'cách thực hiện' khác.


5. Kết hợp danh sách kiểm tra

Bây giờ, bạn cần một danh sách kiểm tra khi tạo sổ tay hướng dẫn cho doanh nghiệp của mình. Nghe có vẻ đơn giản và nhiều người thường bỏ qua bước này, nhưng nếu bạn đặt danh sách kiểm tra đúng chỗ, bạn có thể đảm bảo cơ hội thành công cao hơn nhiều so với việc không có danh sách kiểm tra.


Ngay cả khi bạn đã biết cách thực hiện một công việc, bạn có thể giảm thiểu sai sót của con người và tối đa hóa độ chính xác bằng cách kiểm tra từng bước. Việc kết hợp danh sách kiểm tra sẽ đảm bảo rằng người xem qua sổ tay đã hoàn thành hệ thống thành công.


6. Sử dụng các yếu tố hình ảnh

Bao gồm các yếu tố hình ảnh trong sách hướng dẫn đào tạo của bạn cũng có thể cực kỳ có lợi. Học bằng hình ảnh thường được mọi người ưa thích vì nó xử lý dễ dàng và nhanh chóng hơn so với văn bản.

Ảnh, video, biểu đồ và đồ họa thông tin có thể vẽ nên một bức tranh rõ ràng về cách thực hiện công việc. Khi các yếu tố này là một phần trong sổ tay đào tạo của bạn, bạn sẽ có được kết quả phù hợp hơn.


Video sẽ dễ dàng giới thiệu công việc

Video là một định dạng tuyệt vời để tự hướng dẫn đào tạo hoặc để bổ sung cho các tài liệu đào tạo khác. Lấy ví dụ về doanh số bán hàng. Một tệp video hoặc âm thanh của một nhân viên bán hàng hoàn thành việc bán hàng với một tập lệnh đào tạo sẽ hiệu quả hơn nhiều trong việc chuyển tiếp cách sử dụng tập lệnh thành công hơn là chỉ bao gồm tập lệnh đó.


Nhiếp ảnh cung cấp sự rõ ràng

Ảnh có thể hiển thị hiệu quả công việc trông như thế nào khi hoàn thành. Ví dụ như một nhà hàng. Ảnh có thể cung cấp cho đầu bếp và nhân viên sự rõ ràng về hình thức món ăn khi được chuẩn bị, nhà bếp trông như thế nào khi được dọn dẹp và bàn ăn trông như thế nào khi dọn xong.


Đồ họa thông tin & Biểu đồ Hiển thị dữ liệu

Hình ảnh cũng có thể miêu tả đồ họa thông tin và biểu đồ như bảng tính và lưu đồ. Những yếu tố này cung cấp hình ảnh hiển thị thông tin dễ hiểu và dễ hiểu hơn.


7. Yêu cầu phản hồi

Nhân viên của bạn là những người sẽ vận hành hệ thống, vì vậy điều quan trọng là họ phải làm việc cho đúng. Nếu một hệ thống không làm cho mọi thứ hiệu quả hơn, không đơn giản, không hoạt động tốt hơn, có trục trặc công nghệ hoặc không phục vụ khách hàng tốt, thì đó không phải là một hệ thống tốt.

Vì vậy, bước cuối cùng để tạo sổ tay đào tạo là rất quan trọng: yêu cầu phản hồi. Một hệ thống chỉ có thể được cải thiện nếu bạn nhận được phản hồi từ những người đang sử dụng nó.


Trong suốt quá trình đào tạo, hãy hỏi ý kiến ​​phản hồi của nhân viên. Khi thời gian trôi qua và bạn đào tạo nhân viên mới trên hệ thống, bạn có thể tiếp tục nhận được phản hồi sẽ giúp sổ tay đào tạo của bạn phát triển và cải thiện - sổ tay đào tạo sẽ phát triển khi doanh nghiệp phát triển để luôn cập nhật và phù hợp.


Nếu bạn cần giúp về các vấn đề doanh nghiệp, hãy liên hệ với ActionCOACH Hanoi West, gặp những nhà huấn luyện của ActionCOACH Hanoi West trong chương trình chia sẻ không thu phí: 6 bước xây dựng doanh nghiệp hiệu quả để đạt được mục tiêu một cách nhanh nhất. Hi vọng bài viết đã đem lại nhiều thông tin hữu ích cho bạn. Hẹn gặp lại tại sự kiện!

13 views0 comments