ActionCOACH Hanoi West Blog

12 lời khuyên để Quản trị tốt Dòng tiền

Updated: Jun 2

Vấn đề về dòng tiền và kế toán luôn khiến nhiều Doanh nghiệp nhỏ phải đau đầu. Nhiều doanh nghiệp khởi đầu mạnh mẽ, với một kế hoạch kinh doanh vững chắc, sản phẩm, dịch vụ ấn tượng, tài chính đủ để thành công và lượng khách hàng ngày càng tăng. Nhưng sau đó, đâu đó trên con đường phát triển của mình, việc kinh doanh bắt đầu ngưng trệ, thường là do vấn đề về dòng tiền.


Tại sao doanh nghiệp nhỏ thất bại


Một nghiên cứu được thực hiện bởi Jessie Hagen, Phó chủ tịch Ngân hàng Hoa Kỳ chỉ ra rằng 82% doanh nghiệp thất bại vì quản lý dòng tiền kém hoặc thiếu hiểu biết về dòng tiền. Hãy coi dòng tiền như dòng máu chạy trong huyết quản của doanh nghiệp bạn. Khi nó dừng lại, doanh nghiệp của bạn cũng vậy.


Làm thế nào để bạn tránh điều này? Hãy theo dõi số dư tiền mặt của bạn và học cách quản lý nó để bạn luôn có phương tiện thanh toán cho nhân viên và nhà cung ứng. Quản lý dòng tiền là một kỹ năng cơ bản mà mọi chủ doanh nghiệp cần phải có.


Nếu bạn gặp khó khăn với công việc kế toán và quản lý dòng tiền, 12 phương pháp dưới đây có thể giúp các Chủ doanh nghiệp nắm giữ tiền của mình.


1. Dự đoán và chuẩn bị

Mỗi ngành đều có những giai đoạn doanh thu cao và thấp chênh lệch. Một trong những điều đầu tiên bạn cần làm khi bắt đầu kinh doanh là xác định mô hình bán hàng trong ngành của bạn. Nếu bạn có kiến ​​thức vững trong ngành hàng của mình, bạn sẽ có thể dự đoán các giai đoạn bán hàng yếu kém và chuẩn bị để tránh thiếu hụt.


2. Đặt điểm chuẩn

Nếu bạn mới bắt đầu và không có hình dung rõ ràng về số tiền bạn nên chi tiêu, hãy quan sát các doanh nghiệp khác trong ngành của bạn. Sử dụng các điểm chuẩn lấy từ các công ty đó để định hướng dự báo dòng tiền của mình, nhưng đừng quên rằng dòng tiền vào và ra của chính bạn sẽ vẫn phụ thuộc vào lượng tiền mặt bạn có.


3. Giảm chi phí hoạt động của bạn

Cắt giảm các chi phí không cần thiết và giảm chi phí ở những nơi bạn có thể. Hãy suy nghĩ về những thứ có thì tốt nhưng không có doanh nghiệp vẫn có thể hoạt động trơn tru (như là hủy đăng ký một số dịch vụ) và những gì bạn có thể chi tiêu ít hơn (thuê thiết bị thay vì mua). Giảm chi phí đầu tư sẽ giúp tăng dòng tiền và bạn có sẵn nhiều tiền mặt hơn cho mỗi tháng.


Cách bạn giảm chi phí hoạt động sẽ phụ thuộc vào tính chất của doanh nghiệp, nhưng có một số bước nhất định mà hầu hết các chủ doanh nghiệp phải thực hiện. Tìm kiếm các nhà cung cấp giá tốt hơn, cắt giảm tiền thuê nhà và các tiện ích bằng cách thuê nhân viên từ xa và thương lượng lại các điều khoản thanh toán khoản vay chỉ là một trong số đó.


4. Yêu cầu đặt cọc

Các khoản thanh toán từ khách hàng cho phép bạn sử dụng tiền mặt để thanh toán các hóa đơn và trả lương nhân viên của mình đúng hạn. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ trả phí hàng tháng (hoặc lập hóa đơn cho khách hàng khi kết thúc hợp đồng), thì dòng tiền của bạn bị giới hạn và phụ thuộc vào tính kịp thời của các khoản thanh toán.


Cân nhắc đến việc yêu cầu khách hàng của bạn trả tiền đặt cọc hoặc thanh toán một phần thay vì thanh toán hàng tháng hoặc sau khi hoàn thành dự án. Bằng cách này, bạn tạo ra đủ tiền mặt để trang trải chi phí hoạt động của mình thay vì đợi đợt thanh toán tiếp theo để bạn có thể thanh toán các khoản chi của mình. Bạn có thể khuyến khích điều này bằng cách giảm giá cho những đối tác thanh toán sớm.


5. Ưu tiên trả tiền đúng hạn

Nếu khách hàng của bạn không thanh toán cho bạn đúng hạn, bạn sẽ không có tiền mặt để thanh toán các hóa đơn và các chi phí khác của mình. Và nếu bạn không thanh toán các hóa đơn của mình, doanh nghiệp của bạn sẽ không thể hoạt động. Việc hết tiền mặt không phải là một lựa chọn, bạn phải chủ động trong việc thu tiền thanh toán.


Đừng ngần ngại gửi lời nhắc hóa đơn. Và nếu bạn muốn tránh phải theo dõi các khoản thanh toán trễ, hãy cố gắng tạo cho khách hàng thói quen thanh toán sớm. Bạn có thể làm điều này bằng cách thực thi một khoản phí trả chậm và thông báo rõ ràng các điều khoản thanh toán đó.


6. Giúp khách hàng thanh toán cho bạn một cách dễ dàng

Bạn càng ít phải chờ đợi các khoản thanh toán hóa đơn từ khách hàng hoặc chuyển tiền từ các bộ phận xử lý thanh toán, thì dòng tiền của bạn càng tốt. Để tránh thanh toán trễ và đẩy nhanh chu kỳ hóa đơn, hãy cung cấp cho khách hàng của bạn nhiều lựa chọn thanh toán. Ngoài việc cho phép họ thanh toán qua tiền mặt và thẻ tín dụng, hãy xem xét các ứng dụng thanh toán như PayPal, Stripe, Venmo, Apple Pay và Google Pay.


7. Theo dõi dự trữ tiền mặt của bạn

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ đã học được giá trị của dự trữ tiền mặt một cách khó khăn khi COVID-19 đóng băng các nền kinh tế và các công ty ở khắp mọi nơi phải vật lộn để tồn tại.


Dự trữ tiền mặt giúp bạn vượt qua các giai đoạn kinh doanh chậm hơn bình thường hoặc khi có một khoản đầu tư đột xuất lớn cần thực hiện, chẳng hạn như khi bạn phải thay thế một thiết bị máy móc đắt tiền. Chúng giúp bạn vượt qua những thời điểm đầy thử thách, như đại dịch, khi các hoạt động kinh doanh phải tạm dừng và có rất ít hoặc không có tiền.


Các chuyên gia nói rằng số tiền tiết kiệm cần phải gấp khoảng sáu lần chi phí hoạt động hàng tháng của doanh nghiệp.


Thật đáng buồn khi JPMorgan Chase Institute chỉ ra rằng một nửa số doanh nghiệp nhỏ có dự trữ tiền mặt chưa đến chi phí của một tháng. Khoảng 25% có quỹ tiền mặt tương đương với chi phí ít hơn 13 ngày.


Nếu sáu tháng có vẻ không thực tế, hãy đặt mục tiêu ít nhất gấp ba lần chi phí hoạt động cơ bản của bạn. Đảm bảo rằng bạn dành một phần lợi nhuận của mình hàng tháng, ngay cả trong thời gian khó khăn cho đến khi bạn có đủ số tiền tiết kiệm.


8. Nhận tài trợ cho các tài sản dài hạn thay vì sử dụng tiền mặt

Các chủ doanh nghiệp thường mắc sai lầm khi tiêu hết ngân quỹ của họ cho các đầu tư lớn thay vì nhận hỗ trợ tài chính. Ngay cả khi bạn không cảm thấy khủng hoảng ngay bây giờ và tự tin rằng việc sử dụng quỹ tiền mặt dự trữ của bạn sẽ không ảnh hưởng gì, hãy nghĩ về điều gì sẽ xảy ra nếu bạn thiếu tiền mặt vì khủng hoảng hoặc thiếu hụt doanh thu đột ngột.


9. Nhưng hãy trả hết nợ càng sớm càng tốt

Trả nợ càng sớm, bạn càng ít phải trả lãi và càng ít tiền chảy ra khỏi tài khoản hàng tháng. Cố gắng trả nợ bất cứ khi nào bạn có thặng dư tiền mặt, chẳng hạn như trong thời kỳ bán hàng cao điểm của bạn.


10. Thường xuyên kiểm tra dòng tiền của bạn

Một phần quan trọng của quản lý dòng tiền hiệu quả là học cách phân tích dòng tiền của bạn. Quản lý dòng tiền của bạn có nghĩa là biết khi nào tiền vào tài khoản của bạn khi nó rời khỏi tài khoản của bạn, bạn có thể làm gì để nhận tiền nhanh hơn và cách kiểm soát chi tiêu của bạn để tránh các vấn đề.


Hàng tháng (hoặc một tuần, nếu bạn siêng năng), hãy xem xét báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn để tìm ra nguyên nhân tiền chảy vào và ra khỏi doanh nghiệp. Bạn càng làm điều này, bạn càng học được nhiều điều từ nó. Khi bạn hiểu dòng tiền của mình, bạn có thể xác định các mô hình và phát hiện ra các cơ hội để tăng thu nhập của mình và tránh tình trạng suy thoái dòng tiền.


11. Tự động hóa quản lý

Phân tích báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn nên là một phần trong thói quen của bạn. Phần mềm kế toán như QuickBooks và Xero giúp bạn dễ dàng thực hiện việc này. Những công cụ này cũng giữ cho dữ liệu của bạn an toàn trên hệ thống đám mây để bạn có thể quản lý tài chính kinh doanh của mình mọi lúc mọi nơi.


12. Tìm kiếm trợ giúp

Quản lý dòng tiền không dễ dàng nhưng cũng không phải là gánh nặng. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi dòng tiền của mình hoặc nếu bạn không đủ kiên nhẫn đối với sự phức tạp của kế toán, hãy thuê một người nào đó để hỗ trợ. Người kế toán có thể xem xét doanh thu và chi phí của bạn, đồng thời tạo báo cáo lưu chuyển tiền tệ để bạn xem xét.


Cho dù bạn tự mình làm tất cả hay thuê ai đó thực hiện công việc nặng nhọc, điều quan trọng là phải dành sự quan tâm xứng đáng cho việc quản lý dòng tiền.


Lời cuối

Bên cạnh tầm quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp bạn, quản lý dòng tiền hiệu quả còn giúp bạn giải phóng chính mình để làm những gì bạn giỏi nhất: điều hành doanh nghiệp của bạn. Khi bạn không còn phải lo lắng về dòng tiền của mình, bạn có nhiều thời gian hơn để chăm sóc khách hàng, khám phá các cơ hội phát triển kinh doanh, phát triển đội ngũ và cuối cùng, và kiếm được nhiều tiền hơn.



0 comments

Điện thoại: 0936 048 848   |   Email: hanoi@actioncoach.vn  | Địa chỉ: Tầng 4, Cầu nối tháp A-B Central Point, 219 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội|  Giờ làm việc: 08:30 - 18:00 Từ T2 - T7

  • Facebook
  • YouTube
  • LinkedIn Social Icon